Google (Гугл) документы: как создать онлайн документ на диске и его преимущества перед редактором Word

Google документы
Обновлено:

В этой заметке хотелось бы рассказать об одной программе из бесплатного пакета приложений Google – о программе Google документы. Эта программа позволяет не только создавать Гугл документы подобные Word, но еще имеет ряд серьезных преимуществ, которые можно активно использовать при создании онлайн файлов в интернете, поэтому хотелось бы остановиться на основных принципах работы с Google документы.

Перед началом работы необходимо создать в Google свой аккаунт, для этого достаточно установить у себя электронную почту Google, которая имеет концовку @gmail.com, и у Вас автоматически появляется весь пакет приложений. Сервисы Google включают в себя довольно много полезных функционалов, например, карты, магазин приложений, диск, фото, свой канал на You Tube, календарь и очень многое другое.

Для того, чтобы начать работать с Google документами, необходимо после создания аккаунта, зайти сначала в Google диск. Найти его можно на главной странице Google при нажатии на иконку, находящуюся слева от значка Вашего аккаунта. При нажатии на нее появляется выпадающее меню, одним из пунктов которого и будет Google диск. Кликаем по нему левой кнопкой мыши, и диск открывается.

Ищем Google диск

Слева располагается меню диска, а для создания нового документа, надо кликнуть мышкой по надписи “Мой диск” и в выпадающем меню выбрать пункт “Google документы”, при этом откроется новое окно для создания документа.

Открываем новый Google документ

В качестве альтернативного варианта можно кликнуть по кнопке “+ Создать” в левой верхней части Google диска и в выпадающем меню так же выбрать Google документы. По внешнему виду открывшееся окно сильно напоминает окно классического редактора Word из пакета Microsoft Office, но приглядевшись, Вы увидите довольно много отличий.

Рассмотрим, как же с ним работать. Для начала наводим курсор мыши на надпись “Новый документ” в верхнем левом углу (выскочит строчка “Переименовать”). Кликаем по надписи и присваиваем документу нужное имя, а в основной области редактора набирается сам текст.

Далее пройдемся по основным пунктам меню:

  • Файл. Очень сильно повторяет соответствующий пункт редактора Word. Так же есть пункты “Создать”, “Открыть”, “Печать”, но важным отличием является пункт “Скачать”, который позволяет сохранить этот файл на компьютере в различных форматах, в том числе и в том же Word.
  • Сравнение пункта файл

  • Изменить. Позволяет отменить или повторить последнее действие, а также вставить содержимое буфера обмена или выделить все содержимое документа.
  • Вид. Позволяет вводить разные режимы для документа (редактирование, советы, просмотр), показывать масштабную линейку, структуру и панель формул на документе, а также вводить полноэкранный режим.
  • Вставка. Позволяет вводить в документ изображения, таблицы, рисунки, диаграммы и специальные символы. Причем изображения можно вставить даже простым перетаскиванием из соответствующей папки или загрузить с компьютера или интернета, а рисунок можно создать непосредственно в Google документе, используя функционал этого меню. Также можно ввести нумерацию и разрывы страниц, а еще поставить закладку, ввести оглавление или сноску или сделать какое-нибудь слово текста ссылкой, ведущей на нужную страницу.
  • Формат. Позволяет выбрать вид текста: полужирный, курсив, зачеркнутый, подчеркнутый и т.д. Еще благодаря этому пункту меню можно выбрать различные по высоте виды заголовков, выравниваний текста, межстрочных интервалов, создать нумерованные или маркированные виды списков.
  • Инструменты. Данный раздел меню поможет проверить правописание, даст статистику по количеству страниц, слов и знаков в документе, поможет перевести документ или создать его при помощи голосового ввода.

Под основным меню находится строка меню, в которой дублируются наиболее часто используемые пункты из основного меню для быстрого и легкого доступа к их использованию. При наборе текста, для того чтобы разбить его на абзацы, используется клавиша “Enter” на клавиатуре, после нажатия на которую набор текста переносится на начало новой строки. Как видим в Google документе довольно обширная линейка инструментов для работы, по разнообразию и качеству ничуть не уступающая, а в чем-то и превосходящая набор инструментов редактора Word.

Но главное отличие Google документа от редактора Word в том, что он создается не на компьютере, а в Вашем аккаунте в “облаке”, и получить доступ к нему Вы можете из любого места и с любого устройства на котором установлен Ваш Google аккаунт. Только представьте: Вы работали дома на компьютере над каким-нибудь документом, по окончании работы сохранилась последняя его версия. А через несколько дней, находясь в другом городе Вам понадобилось срочно откорректировать документ и передать его кому-нибудь на просмотр или согласование, но у Вас с собой не компьютер, а ноутбук или планшет (а может и просто смартфон) и на флешку Вы этот документ не записывали. А этого и не надо: заходите с любого из этих устройств в Google диск и спокойненько открываете нужный Вам документ – он ведь в “облаке”. Главное, чтобы на этих устройствах был установлен Ваш Google аккаунт, и вся проблема решена.

Еще одной отличительной особенностью данного сервиса является то, что Вы можете предоставить другим людям возможность совместного доступа и одновременной работы с одним и тем же, вами созданным документом. Причем у этого доступа могут быть разные формы. Можно разрешить только просматривать этот документ, а можно добавлять комментарии или даже редактировать. Для того, чтобы это сделать, надо войти в самый правый пункт меню “Настройка доступа”, при этом на экране появится окно настройки совместного доступа. Нажимаем на кнопку “Копировать ссылку общего доступа”, и у нас в окне появляются два пункта, которые необходимо выполнить для доступа.

p> Настройка совместного доступа

Сначала надо выбрать вид доступа в выпадающем меню, а затем в нижнем окне ввести адрес электронной почты тех людей, кому Вы предоставляете доступ и нажать кнопку “Готово” или можно просто делиться ссылкой общего доступа (но тут надо быть осторожным и не отправлять ее кому попало). Можно так же ввести расширенные настройки доступа при которых тем, кому разрешено редактировать запрещается добавлять пользователей и менять настройки доступа. А тем, кому открыт доступ только для комментирования или чтения, запрещается скачивать, печатать и копировать файлы.

Еще один плюс облачного хранилища – если что-то случится с Вашим компьютером или более того полетит его жесткий диск, то Вы не останетесь без доступа к своим документам, а сможете с ними работать с любого другого компьютера или устройства.

Вот такая удобная программа есть у Google, которой я, как начинающий блогер, активно пользуюсь и призываю Вас присоединиться к ее использованию для того, чтобы оценить все прелести “облачного” хранения документов и рассказать о своих впечатлениях в комментариях.

Сделай репост – выиграй ноутбук!

Каждого 1 и 15 числа iBook.pro разыгрывает подарки.

  • Нажми на одну из кнопок соц. сетей
  • Получи персональный купон
  • Выиграй ноутбук LENOVO или HP

Подробно: ibook.pro/konkurs

LENOVO или HP от 40-50 т.р., 8-16ГБ DDR4, SSD, экран 15.6", Windows 10

Нет комментариев

Добавить комментарий

Отправить комментарий Отменить

Сообщение